Dataskyddsbeskrivning för hyreshusbolag

1. Personuppgiftsansvarig

Lahden vanhusten asuntosäätiö sr
FO-nummer: 0149753-0
Adress: Laaksokatu 17, 15140 Lahtis
Telefonnummer: 044 7354 004

Hemsida: www.lvas.fi

I frågor gällande personuppgifter som hanteras av Lahden vanhusten asuntosäätiö kan ni kontakta bokförare Annika Lamminen.

Adress: Laaksokatu 17, 15140 Lahtis
Telefonnummer: 044 7354 002
E-postadress: laskutus@lvas.fi /annika.lamminen@lvas.fi

2. Insamlande och hantering av personuppgifter

Inom Lahden vanhusten asuntosäätiö sr samlas uppgifter om de boende in för boendeurval baserat på statsrådets förordning om val av hyresgäster till arava- och räntestödshyresbostäder (166/2008) och miljöministeriets förordning om blankett för ansökan om arava- och räntestödshyresbostäder och bilagor till blanketten (904/2006). De uppgifter som samlas in baserar sig på ovan nämnda förordningar.

Av sökanden krävs följande uppgifter i ansökningsskedet: personuppgifterna för dem som kommer att bo i bostaden (personbeteckning för sambo och make), sökandens bostadsbehov, sökandehushållets medlemmars inkomster och förmögenhet, uppgifter om bostaden som söks samt uppgifter om den nuvarande bostaden. Av dessa uppgifter bildas ett register över de sökande.

I vissa situationer ska följande utredningar bifogas till bostadsansökan innan ett hyresavtal sluts: intyg över pensionsbelopp (brutto euro/mån.), beskattningsintyg för alla som flyttar in i bostaden (beskattningsbeslut och specifikationsdelen av den förhandsifyllda skattedeklarationen för den senast verkställda beskattningen, för fastigheternas del kan fastighetsskattesedel begäras), utredning om egendomens gängse värde, om någon av medlemmarna i det ansökande hushållet har egendom, samt övriga eventuella intyg som sökanden vill hänvisa till, exempelvis domstolsbeslut om flyttningsskyldighet. Om ett hyresavtal senare sluts, är ovan nämnda uppgifter en del av hyrestagar- och boenderegistret. Om inget avtal uppstår, förblir dessa uppgifter kvar i sökanderegistret.

Lahden vanhusten asuntosäätiö sr samlar även in uppgifter om hyrestagarna och de boende i bostäderna i ett eget register (hyrestagar- och boenderegistret). Utöver de uppgifter som anges i sökanderegistret samlar vi in följande personuppgifter om hyrestagarna och de boende i ett register: namnuppgifter, e-postadress och telefonnummer samt övriga personuppgifter som är nödvändiga för administrationen. Dessa samlas in så att vi får vardagen att fungera i vårt hyreshusbolag.

Vår webbplats sparar kakor på den dataterminal som används när vår webbplats besöks. De insamlade kakorna hanteras som en massa och enskilda användare undersöks inte med hjälp av dem. Kakorna utnyttjas endast för utveckling av webbplatsen.

3. Informationskällor och förvaring av uppgifterna

De personuppgifter som samlas in får vi av de sökande, hyrestagarna och/eller de boende själva och de kan dessutom uppdateras med uppgifter från myndighetskällor och/eller andra serviceproducenter, genom vilka vi säkerställer att de uppgifter som vi har i vårt register är aktuella.

Om ansökan inte leder till ett avtal förvarar vi personuppgifterna i sökanderegistret i enlighet med de anvisningar som Finansierings- och utvecklingscentralen för boendet ARA har gett (anvisning om förvaring och utlämnande av information).

Personuppgifterna i hyrestagar- och boenderegistret förvarar vi så länge som hyrestagaren och/eller den boende bor i en av stiftelsens bostäder. Efter utflyttningen kan personuppgifterna ändå förvaras och användas under den tid och i den omfattning som är nödvändigt för åtgärder i anslutning till fakturering, indrivning och rättsliga åtgärder.

4. Utlämnande av uppgifter

När det gäller utlämnande av personuppgifter tillämpar vi ARA:s anvisningar om förvaring och överlåtande av uppgifter om hyresförhållande på förvaringen av uppgifter. Till den del anvisningarna inte begränsar utlämnandet av personuppgifter, ges tillgång till personuppgifterna till stiftelsens styrelse och revisor för skötsel av egna uppgifter, samt till det inkassoföretag som sköter hyresreskontra och indrivning, för indrivning av hyror och andra fordringar. Dessutom kan uppgifter lämnas ut till husets boende eller myndigheter i enlighet med lagstiftningen. All personuppgiftshantering sker så att de registrerades integritet respekteras och de uppgifter som fås hålls hemliga.

5. Skydd av uppgifter

Lahden vanhusten asuntosäätiö sr säkerställer att de personuppgifter som organisationen har vetskap om skyddas vederbörligen, och kräver även detta av underleverantörer som hanterar uppgifterna. De personuppgifter som stiftelsen hanterar kan finnas på utomstående serviceproducenters servrar eller enheter, för att vi ska kunna säkerställa en tillräckligt hög säkerhetsnivå. Dokument i pappersformat förvarar vi i ett brandsäkert och låst utrymme.

6. Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att granska sina personuppgifter och när som helst begära rättelse, uppdatering eller radering av sina personuppgifter. Personuppgifter som är nödvändiga för genomförandet av det användningsändamål som anges i denna beskrivning eller vars förvaring förutsätts i en lag eller förordning kan dock inte raderas. Den registrerade har dessutom rätt att motsätta sig eller begränsa hanteringen av hens personuppgifter i den omfattning som lagen kräver.

Om den registrerade upplever att hanteringen av hens personuppgifter inte har skett korrekt, har hen rätt att anföra besvär till dataskyddsombudsmannen, vars kontaktuppgifter finns på dataskyddsombudsmannen webbplats:
http://www.tietosuoja.fi/fi/index.html. En granskningsbegäran gällande uppgifter i Lahden vanhusten asuntosäätiö sr:s sökande- och boenderegister ska göras personligen och skriftligen på stiftelsens kontor (Laaksokatu 17, 15140 Lahtis). Ett officiellt identitetsbevis ska medtas för fastställande av identiteten. Stiftelsen skickar de begärda uppgifterna inom två veckor från mottagandet av informationsbegäran.